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IV.B. La réunion : du temps de travail effectif

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B. La réunion : du temps de travail effectif

Comment sont payés les élus durant une réunion de CE ?

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Le temps passé en réunion ordinaire ou extraordinaire de CE est de plein droit considéré comme du temps de travail effectif. Il n’est pas déduit du crédit d’heures des titulaires.
Ainsi, si la réunion commence avant le début de leur journée de travail ou se termine au-delà, les membres du CE pourront être payés en heures supplémentaires.
Il en va de même si les élus passent plus de temps en réunion que ne dure leur journée de travail habituelle.

L’employeur peut-il sanctionner un élu qui arriverait en retard à une réunion de CE ?

Non, un employeur ne peut pas sanctionner un élu qui arriverait en retard à une réunion de CE. La justification en est simple : les représentants du personnel, qu’ils soient élus ou désignés, ne sont soumis au pouvoir disciplinaire de leur employeur que pour les fautes qu’ils commettent en exécution de leur contrat de travail. Ils ne peuvent être sanctionnés pour des fautes commises dans l’exercice de leur mandat, sauf abus de leur part.

Pour que le salarié puisse être sanctionné dans le cadre de son mandat, il faudrait qu’il y ait exercice abusif, c’est-à-dire excessif de celui-ci. Or, si arriver en retard à une réunion de CE est bien une faute, c’est une faute commise dans le cadre de l’exercice normal du mandat (Cassation sociale, 30 juin 2010, n° 09-66.792 et n° 09-66.793).

Quitter la réunion avant la fin, est-ce possible ? Quelles en sont les incidences ?

L’heure tourne, vous devez aller chercher votre enfant chez la nourrice, vous rendre à un rendez-vous médical, prendre votre train, etc., mais l’ordre du jour de la réunion n’est pas épuisé. Vous avez une vie après le CE et pouvez décider de ce fait de quitter la réunion alors que celle-ci n’est pas achevée.
Dans ce cas, vous pouvez quitter la salle. Il est conseillé que votre départ soit mentionné dans le PV. Si vous souhaitez néanmoins prendre part à un vote ou à une discussion importante, anticipez et demandez que l’ordre du jour soit aménagé, ce qui sera possible si la majorité en est d’accord ; le point en question sera alors abordé avant d’autres.
Ce départ aura une incidence éventuelle si vous êtes titulaire, puisque le chef d’entreprise devra, en cours de séance, nommer un remplaçant qui pourra voter à votre place.

Le temps de trajet pour se rendre à une réunion ou en revenir est-il payé aux élus comme du temps de travail ?

Les  temps  de  trajet  des  membres  du  comité  pour  se  rendre aux réunions ne peuvent pas donner lieu à une retenue sur salaire lorsqu’ils sont compris dans l’horaire normal de travail (Cassation sociale, 20 février 2002, n° 99-44.760).
Ils doivent être rémunérés lorsqu’ils sont pris en dehors de cet horaire et dépassent en durée le temps normal de déplacement entre le domicile et le lieu de travail (Cassation sociale,  16 avril 2008, n° 06-44.635).
L’employeur doit intégralement prendre en charge les frais de déplacement lorsque, par exemple, le représentant du personnel qui a travaillé dans l’équipe du matin, est obligé de revenir dans l’entreprise pour assister à la réunion de CE. Les temps de trajet aller-retour et de réunion devront également être rémunérés comme temps de travail effectif, avec une éventuelle majoration pour heure supplémentaire.

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IV. Le déroulement d’une réunion – A. Qui participe à une réunion de CE ?

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A. Qui participe à une réunion de CE ?

Qui peut participer à la réunion, côté direction ?

Les réunions du CE - Mot-Tech

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Pour qu’une réunion puisse valablement se tenir, la présence du chef d’entreprise ou de son représentant est indispensable.
Le comité d’entreprise n’a pas son mot à dire dans le choix du président. En général, le président du CE est l’employeur, c’est-à-dire le PDG ou le DG. Il ne peut y avoir qu’un seul président. La coprésidence n’est pas admise. L’employeur peut néanmoins décider de déléguer la présidence à titre temporaire ou définitif au DRH, au directeur financier, etc. La personne à qui cette délégation est donnée doit appartenir à l’entreprise. Il ne saurait être donné de délégation à un avocat ou à un expert-comptable ou à tout autre conseiller de l’employeur n’appartenant pas à l’entreprise.
Le délégataire doit également être un interlocuteur crédible vis-à-vis des membres du CE. A ce titre, il doit disposer de toutes les informations nécessaires pour pouvoir répondre aux questions des participants et être doté de moyens et de l’autorité suffisants.

Est-ce toujours la même personne qui préside la réunion ?

Non, il n’est pas exigé que les réunions soient toujours présidées par la même personne. Mais il ne faut pas qu’une présidence tournante entrave le bon fonctionnement des réunions et empêche les membres du CE d’obtenir à chaque réunion les réponses à leurs questions sous prétexte d’une mauvaise communication entre présidents successifs.

Qui assiste le président du CE ou son représentant ?

Le président du CE peut se faire éventuellement assister par deux collaborateurs ayant voix consultative. (C. trav., art. L. 2325-1, alinéa 2).
Ces deux collaborateurs sont librement choisis par le président du CE parmi les membres de l’entreprise, sans qu’il ait à demander l’accord des autres membres du comité. Il est donc impossible de les récuser.
La loi n’oblige pas le président du comité à toujours faire appel aux mêmes personnes.
En règle générale, le responsable des ressources humaines est le premier collaborateur. Le second varie fréquemment en fonction des sujets abordés. Quand il s’agira d’examiner le plan de formation, par exemple, il sera fait appel au responsable de la formation dans l’entreprise. Si l’entreprise opère un changement technologique, il sera plutôt fait appel au directeur de l’informatique. Pour des questions financières et comptables, sera plutôt invité le directeur administratif et financier. Etc.
Ces collaborateurs assistent le président. Ils doivent rester à leur place et ne sont pas là pour présider les débats.
Ils ont voix consultative mais pas délibérative. Cela signifie qu’ils peuvent intervenir dans les débats, sans demander l’autorisation préalable des membres du comité. Ils peuvent formuler des avis, mais ne peuvent jamais prendre part aux votes.

Qui assiste à la réunion, côté représentant des salariés ?

Côté délégation des salariés, assistent à la réunion les membres titulaires et suppléants du comité d’entreprise et les représentants syndicaux.

Le président du CE peut-il inviter des personnes extérieures au CE à une réunion ?

Le président du CE ne peut pas imposer, lors des réunions, la présence de personnes étrangères au comité non prévues par la loi. S’il agissait ainsi, il commettrait un délit d’entrave.
S’il veut inviter un tiers, il doit obtenir l’accord de la majorité des membres du comité. Il faudra donc faire inscrire cette question à l’ordre du jour de la réunion précédant la venue de ce tiers, afin de permettre aux élus du CE de délibérer à ce sujet.
Si un sujet assez technique est inscrit à l’ordre du jour (mise en place d’un nouveau système informatique, changement du régime de mutuelle, etc.), il est fréquent que le chef d’entreprise demande à la personne qui a été son interlocutrice dans la société prestataire de venir expliquer les tenants et aboutissants de ce projet. Nous vous conseillons d’accepter cet invité, qui sera probablement plus à même d’exposer le projet et de répondre à vos questions.
Veillez tout de même à ce que, par ce biais, le président du CE ne cherche pas à vous intimider. La délégation patronale peut vite être en surnombre !
L’invitation d’un avocat, d’un expert-comptable ou d’un membre d’un syndicat patronal sera plus suspecte.

Les élus du CE peuvent-ils inviter des personnes extérieures au CE à une réunion ?

La jurisprudence place la délégation des salariés sur le même pied d’égalité que l’employeur. Si le président du CE ne peut imposer à la majorité des membres la présence de tiers aux réunions du comité, cette même majorité ne peut davantage inviter de personnes étrangères au comité sans l’accord de l’employeur (Cassation sociale, 22 novembre 1988, n° 86-13.368).
Ainsi, si vous souhaitez inviter à la réunion des délégués du personnel un membre d’une commission ou un syndicaliste, il est impossible de le faire sans avoir au préalable obtenu l’accord du président. Le comité ne peut pas non plus transformer la séance en une réunion d’expression des salariés et imposer la présence de représentants des salariés directement concernés par une mesure discutée en réunion.
Remarque : la question des tiers invités au comité peut être réglée par accord d’entreprise ou par le règlement intérieur du CE. Dans ce dernier cas, le comité doit avoir obtenu l’accord de l’employeur, car il est impossible d’inscrire d’autorité dans le règlement intérieur des dispositions non prévues par la loi.

Le secrétaire du CE n’a pas plus de pouvoir que les autres membres pour décider de l’opportunité d’inviter un tiers à une réunion de CE. Il est un membre parmi les autres dont l’avis doit être recueilli, mais il ne peut d’autorité faire barrage à une telle suggestion ou l’initier seul.
Si vous souhaitez inviter des tiers à une réunion de CE, il est conseillé de vous réunir d’abord en réunion préparatoire pour discuter d’une telle opportunité, puis, si la majorité est favorable à cette décision, de demander l’accord au président du CE par courrier ou par mail. En fonction de sa réponse, la personne dont vous souhaitez la présence se déplacera ou pas.

Les représentants syndicaux peuvent-il inviter des tiers à une réunion de CE ?

Si les représentants syndicaux souhaitent inviter des tiers à une réunion, ils doivent demander l’accord et du président du CE et de la majorité de la délégation élue.

Peut-il y avoir des invités « surprise » ? Comment réagir dans ce cas ?

Le président du CE, ainsi que les représentants syndicaux et la dé- légation élue, peuvent jouer la carte de la surprise et venir accompagnés de tiers au CE non annoncés.
Cet effet de surprise est risqué, ni le chef d’entreprise, ni la délégation des salariés n’étant obligés d’accepter une telle présence. La personne invitée se sera peut-être déplacée pour rien.
Il semble toutefois admis que l’accord puisse être implicite, la jurisprudence ayant considéré qu’une délibération du CE était valable, bien que prise en présence de tiers non régulièrement invités, dès lors que leur présence n’a fait l’objet d’aucune protestation de part et d’autre (Cassation sociale, 2 juillet 1989, n° 68-40.383).

Le sténotypiste ou le rédacteur extérieur : un cas à part

Si la rédaction des PV incombe légalement au secrétaire du CE, la jurisprudence admet que cette tâche puisse être externalisée. Aussi, la présence aux réunions de CE d’un sténotypiste ou d’un rédacteur extérieur à l’entreprise est-elle autorisée sans que l’employeur ait son mot à dire, dès lors que l’intéressé se contente de prendre des notes sans participer aux débats.
Les juges considèrent en effet que le secrétaire du CE peut, sans l’accord du président et même contre sa volonté, imposer la présence de ce tiers en réunion de CE dès lors qu’il a obtenu l’accord de la majorité du comité.
Pour sa part, l’employeur ne peut pas imposer la présence d’une secrétaire de direction appartenant à l’entreprise pour prendre des notes et assister le secrétaire du CE. Il ne peut pas davantage imposer la présence d’un tiers qu’il juge neutre, comme un huissier de justice, qui assisterait aux réunions de CE en vue de rédiger le PV à la place du secrétaire prétendu défaillant en ce domaine.

Les participants occasionnels à la réunion : les experts, le médecin du travail, l’inspecteur du travail

La présence de certaines personnes tierces au comité est prévue dans certaines situations par la loi. Il s’agit essentiellement :

  • du médecin du travail : il doit être obligatoirement convoqué quand l’ordre du jour d’une réunion du comité comporte des questions relatives à la médecine du travail. Il assiste à la réunion avec voix consultative (C. trav., art. R. 4623-19)  ;
  • du conseiller ou de la conseillère du service social de l’entreprise, quand les réunions sont consacrées à des questions sociales. Il assiste à la réunion avec voix consultative (C. trav., art. D. 4632-4) ;
  •  de l’expert-comptable choisi par la majorité du comité lors de réunions prévoyant l’étude de son rapport dans les domaines pour lesquels le CE peut recourir à un expert-comptable rémunéré par l’entreprise. C’est par exemple le cas pour l’examen annuel des comptes, pour l’exercice du droit d’alerte du CE, pour l’examen d’un projet de licenciement économique de 10 salariés et plus, ou pour l’examen du rapport annuel sur la participation ;
  • de l’expert technique dont le recours est décidé par la majorité des membres du comité en accord avec l’employeur, lors de la réunion plénière du comité consacré à l’examen du projet d’introduction de nouvelles technologies dans les entreprises de 300 salariés et plus ;
  • de l’expert choisi par la majorité des membres du CE dans le cadre d’une opération de concentration ;
  • du commissaire aux comptes convoqué par la majorité des membres du comité pour obtenir des précisions sur le rapport qu’il a établi à l’occasion de l’examen annuel des comptes ;
  • de l’auteur d’une offre publique d’acquisition invité par la majorité des membres du comité ;
  • de l’inspecteur du travail lorsque la majorité au moins des membres du CE lui a demandé de convoquer et présider la réunion en cas de carence de l’employeur.

La présence de ces tiers lors d’une réunion du comité est automatique. Le CE n’a donc aucune autorisation à demander au chef d’entreprise en la matière. L’employeur est par ailleurs tenu d’adresser une convocation à ces personnes amenées à participer à la réunion plénière du comité.

Faut-il un nombre minimum de participants pour qu’une réunion puisse valablement se tenir ?

Pour qu’une réunion puisse valablement se tenir, seule la présence de deux personnes est exigée : le président du CE ou son représentant et le secrétaire de CE. Si ce dernier n’est pas là, il faudra nommer en début de séance un secrétaire de séance. Ce sera le secrétaire adjoint s’il en a été nommé un, à condition qu’il soit titulaire ou qu’il remplace un titulaire absent et qu’il soit prévu qu’il remplacerait le secrétaire en cas d’absence de ce dernier.
Attention : même le secrétaire de séance doit être choisi parmi les membres titulaires. Si un membre de CE se porte candidat, il doit, soit être titulaire, soit être suppléant et remplacer un titulaire par le jeu du remplacement.

Est-il possible d’instituer un quorum ?

Non, il n’est pas possible d’instituer un quorum, c’est-à-dire d’exiger un nombre minimum de présents pour qu’une réunion puisse valablement se tenir. Toute clause en ce sens contenue dans un accord collectif ou un règlement intérieur de CE serait nulle et de nul effet. La loi n’exige pas que le comité soit au grand complet pour pouvoir valablement délibérer.

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III- C. Le lieu de la réunion

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C. Le lieu de la réunion

Qui décide du lieu de la réunion ?

Réunion de CE

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C’est le président du CE qui décide du lieu de la réunion. La réunion peut se tenir à l’intérieur ou à l’extérieur de l’entreprise où les salariés exercent leur mandat.
Elle peut se dérouler dans le bureau du chef d’entreprise, dans une salle de réunion ou dans le local du CE (à condition toutefois que les membres du comité aient donné leur accord).
Encore une fois, le choix du lieu n’est pas neutre. Certains chefs d’entreprise vous reçoivent dans leur bureau, assis dans leur fauteuil directorial et vous autour, cherchant ainsi à maintenir une certaine distance entre vous et lui. Dont acte ! Ne vous laissez pas intimider par la forme ! Montrez-lui que vous ne contestez pas qu’il est le patron, mais que vous avez aussi des propositions constructives à faire.
D’autres préfèrent installer tout le monde autour d’une table, renforçant ainsi l’impression d’une réunion de travail. A chacun ses méthodes !

Les réunions se déroulent-elles toujours au même endroit ?

Pas forcément, et ce n’est pas plus mal ainsi. D’abord, si les participants travaillent en des lieux différents, ce ne seront pas toujours les mêmes qui devront se déplacer. Ensuite, ce n’est pas plus mal d’avoir l’occasion de se rendre dans un autre établissement de l’entreprise que celui dans lequel vous travaillez habituellement. Vous pourrez à cette occasion rencontrer des salariés que vous ne voyez pas souvent et, avant ou après la réunion, faire un tour dans les bureaux pour voir quelles sont les conditions et l’ambiance de travail.

Les élus peuvent-ils refuser de se rendre sur le lieu de réunion prévu par le président du CE ?

Non, un membre de comité d’entreprise ne peut pas refuser de se
rendre à une réunion au prétexte que le lieu choisi par le président ne lui convient pas.

Si un élu a un accident sur le lieu de la réunion (chute dans les escaliers, par exemple), comment cet accident sera-t-il qualifié ?

Si un accident survient à un élu de CE ou à un représentant syndical au CE sur le lieu où se déroule la réunion, il sera normalement qualifié d’accident du travail.
En effet, l’accident survenu à l’occasion d’une réunion intervient :

  • pendant le temps de travail, la réunion étant assimilée à du temps de travail effectif ;
  • sur le lieu de travail, ce lieu ayant été choisi par le chef d’entreprise ;
  • à l’occasion du travail, puisque avant d’être au CE, l’élu est salarié.

Sera qualifié d’accident du travail, non seulement l’accident survenu dans la salle de réunion, mais également l’accident survenu dans l’enceinte de l’entreprise (parking, escalier, ascenseur, toilettes, couloirs, etc.).

Et si les élus doivent arriver la veille sur le lieu de la réunion situé loin de chez eux, qui va payer le transport, l’hôtel, les repas ? Sont-ils limités dans le choix des hôtels ou des restaurants ? Peuvent-ils choisir n’importe quel moyen de transport ?

La jurisprudence sur ce point est désormais bien établie. C’est l’employeur qui fixe la date, l’heure et le lieu des réunions ordinaires et extraordinaires. C’est donc lui qui doit payer les frais de déplacement des participants à la réunion.
Ainsi, si la réunion est prévue le matin de bonne heure et que les participants travaillent en divers endroits éloignés du site de la réunion, l’employeur devra prendre en charge les frais de transport, de repas et d’hébergement. La jurisprudence autorise l’employeur à rembourser les titres de transport sur la base du tarif SNCF le plus économique, c’est-à-dire sur la base de la seconde classe. Néanmoins, la jurisprudence a justifié qu’une salariée ait pris l’avion et déclaré que le billet devait lui être intégralement remboursé compte tenu de l’heure précoce de la convocation. Au final, cette solution s’était avérée plus économique que si elle avait pris le train, car, pour être à l’heure à la réunion, elle aurait du partir la veille, ce qui aurait engendré des frais d’hébergement et de restauration.
Mais le chef d’entreprise peut parfaitement établir des règles : forfait repas, logement dans une certaine catégorie d’hôtels, incitation au covoiturage, refus de prendre en charge des frais de taxi quand il existe des transports publics, etc.

Si les élus ont un accident en chemin vers le lieu de réunion, comment cet accident sera-t-il qualifié ?

En fait, cela dépend des circonstances.
Si la réunion se déroule à l’endroit habituel de travail et que l’accident se produit sur le trajet domicile/ lieu de travail dans un temps voisin de l’horaire de la réunion, l’accident dont est victime l’élu ou le représentant syndical sera considéré comme un accident de trajet. Encore faut-il que l’intéressé ne se soit pas éloigné du trajet le plus direct et n’ait pas fait de détour sauf pour une nécessité essentielle de la vie courante (déposer son enfant chez la nourrice ou à l’école, passer à la banque, faire des courses de première nécessité, etc.).
Si, en revanche, l’élu quitte un domicile autre que le sien avant de se rendre à la réunion, ou s’il part beaucoup trop tôt au regard du chemin qu’il a à parcourir, ou encore s’il s’interrompt en chemin pour des raisons étrangères à la réunion, et qu’à ce moment un accident survient, celui-ci ne sera qualifié ni d’accident de travail, ni d’accident de trajet, mais d’accident de droit commun.
Si la réunion se déroule en un lieu différent du lieu habituel de travail, l’accident survenu sur le trajet sera qualifié d’accident de travail, car le trajet est déjà le commencement du travail.

La réunion peut-elle se dérouler en téléconférence ?

Il est vrai qu’aujourd’hui, avec les facilités procurés par les ordinateurs portables, smartphones et autres tablettes, il est simple d’organiser des réunions en visioconférence. L’avantage en terme financier et organisationnel  est certain. Différents interlocuteurs disséminés sur tout le territoire, voire même à l’étranger pourront se réunir. On peut également mettre en avant l’intérêt écologique. Mais un tel mode d’organisation est-il envisageable pour des réunions de CE ? Cela dépend…
Les textes n’exigent pas une présence physique de tous les participants dans une unité de lieu. Le Conseil d’Etat a  validé l’utilisation du système de la visioconférence pour les réunions de CE dès lors que certaines garanties sont apportées ( CE, 9 septembre
2010, n° 327250).
Dès lors que le système permet d’identifier avec certitude les participants ( membres titulaires, suppléants, représentants syndicaux, président du CE, collaborateurs assistant le président)  et la nature de leurs droits respectifs ( votants ou non votants), rien ne s’oppose juridiquement à ce que la réunion se déroule en visioconférence.  Pour qu’il en soit ainsi, le système doit préserver la réalité et la qualité des débats et  permettre de recueillir l’avis des membres du comité. Enfin, il faut s’assurer que la mise en place d’une visioconférence ne permette pas d’enregistrer les débats à l’insu des participants.
La chambre sociale de la Cour de cassation a également admis que les réunions puissent se tenir en visioconférence ( Cassation sociale, 28 octobre 2011 n°10-20.918) sous réserve du respect de certaines conditions: aucun des participants à la réunion ne doit
s’y opposer; aucun vote à bulletin secret ne doit être organisé ce jour-là.

En résumé oui, à la visioconférence s’il s’agit d’un outil de communication destiné à améliorer dans certaines situations le dia- logue avec les membres du comité d’entreprise. Non, si elle est utilisée comme un moyen d’information déloyal du CE destiné à tuer le dialogue social. Il serait trop facile à un patron devant annoncer la fermeture d’un site d’organiser une réunion de CE en visioconférence dans le seul but d’échapper à la colère et aux questions des élus. Ce système présente au contraire des avantages lorsque certains élus travaillent en mission à l’étranger. Il leur sera plus facile de se libérer pour assister à une réunion de CE ainsi organisée !
Mieux vaut en amont discuter de ces procédés avec l’employeur et de consigner les conditions de mise en place des réunions en visioconférence dans le règlement intérieur du CE.
Non, si elle est utilisée comme un moyen d’information déloyal du CE destiné à tuer le dialogue social. Il serait trop facile à un patron devant annoncer la fermeture d’un site d’organiser une réunion de CE en visioconférence dans le seul but d’échapper à la colère et aux questions des élus.

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III- B. L’heure de la réunion

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B. L’heure de la réunion

Qui décide de l’heure de la réunion ?

Qui décide de l'heure de la réunion ?

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C’est le chef d’entreprise qui fixe l’heure de la réunion. En principe, la réunion du comité a lieu pendant le temps de travail. Rien n’interdit pourtant que la réunion ait lieu en dehors du temps de travail si l’absence de certaines personnes paralyse le travail d’autres salariés (en cas de travail en équipe, par exemple).

Le président du CE peut-il prévoir une heure de début et une heure de fin de la réunion, c’est-à-dire une durée maximum de la réunion ?

C’est impossible. La réunion dure tant que tous les points à l’ordre du jour n’ont pas été épuisés. Les réunions sont destinées à l’information et à la consultation des membres du CE. Leur durée varie selon que l’ordre du jour est chargé ou non et selon les interventions des participants. Dans cette optique, les membres du comité d’entreprise peuvent poser autant que questions qu’ils le désirent, demander des explications plus détaillées, sans que le président ne puisse leur opposer un temps d’intervention.
Impossible donc de minuter les temps de parole et de prévoir que la réunion se terminera à 16 heures sous prétexte que le président du CE a un RDV ou un avion à prendre.
Une réunion ne peut être écourtée. Le temps de réunion n’est toutefois pas illimité. Il est possible de prévoir qu’au-delà d’un certain nombre d’heures de réunion, ou si la discussion se prolonge tard dans la soirée, celle-ci sera interrompue pour reprendre le lendemain ou le surlendemain si la majeure partie du CE est d’accord ou si une disposition figure en ce sens dans le règlement intérieur du CE.
Le président ne peut pas de son seul chef décider de reporter des points inscrits à l’ordre du jour à la réunion suivante. Il commettrait ce faisant un délit d’entrave.

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III-Date, heure et lieu de la réunion

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A. La date de la réunion

Qui fixe la date de la réunion ?

Qui fixe la date de la réunion du CE ?

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C’est le chef d’entreprise qui fixe la date de la réunion. C’est une compétence qui lui revient de droit. Juridiquement, vous n’avez rien à y redire. Généralement, cette date est fixée conjointement avec le secrétaire du CE, voire avec l’ensemble des membres au cours d’une séance du comité.
Le planning des réunions est souvent prévu lors de la première réunion de CE, parfois mentionné dans le règlement intérieur du comité. C’est souvent par un rappel de la date de leur prochaine rencontre que le président du CE clôt la réunion. Cette date est alors mentionnée dans le PV.
Remarque : la date de la réunion n’est pas neutre. Convoquer un lundi plutôt qu’un jeudi ne permet pas forcément aux élus de se rencontrer avant pour discuter des sujets mentionnés dans l’ordre du jour.

Et si la majorité des élus n’est pas d’accord avec la date choisie, ont-ils un moyen
de s’y opposer ? Peuvent-ils tous s’entendre pour faire la « grève » de la réunion ?

Juridiquement, c’est le chef d’entreprise qui choisit la date de la réunion. Il n’est donc pas obligé de tenir compte des desiderata des membres du CE. Les comités d’entreprise qui ont tenté de faire caractériser comme un délit d’entrave le fait que l’employeur convoquait les participants à une date qui ne les arrangeait pas n’ont pas obtenu gain de cause. Il n’est pas possible de saisir le juge pour demander un report de la réunion.
Mais il ne faut pas non plus que le chef d’entreprise fasse preuve d’une mauvaise foi systématique en convoquant comme par hasard les membres du CE quand un nombre important d’élus se trouve empêché de s’y rendre. Faire « grève » de la réunion est une tactique possible, mais ne présente pas grand intérêt. Pour être efficace, elle doit être relayée par une demande de réunion extraordinaire. Mais rien ne vous garantit que la date choisie pour la réunion extraordinaire vous conviendra davantage, sans compter que cette histoire de date risque d’envenimer les relations avec l’employeur. Mieux vaut manifester son mécontentement autrement, en faisant notamment remarquer dans le PV que la date choisie n’était pas opportune et que vous souhaitez à l’avenir être plus associé aux choix des dates.

Précédent : La convocation à la réunion

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II-B. La convocation à la réunion

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La convocation à la réunion

Qui convoque les élus ?

Convocation à la reunion

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La loi le dit : le comité d’entreprise se réunit sur convocation de l’employeur. (art. L.2325-14 du Code du travail).
Dans certains CE, il arrive que le secrétaire soit chargé des convocations. Cette mission ne peut cependant pas lui être imposée. Il agit alors pour le compte du chef d’entreprise, ce qui ne dédouane nullement ce dernier en cas de problème d’acheminement.
Ces règles ne valent que pour les réunions ordinaires et exceptionnelles, mais pas pour les réunions préparatoires.
Remarque : le fait de préciser la date de la prochaine réunion dans le PV de la réunion précédente ou d’organiser les réunions à dates fixes n’exonère pas le président du CE de son obligation de convocation.

Si le chef d’entreprise omet de convoquer le comité à une réunion plénière, le comité d’entreprise dispose d’un ultime recours : il peut, à la demande de la moitié au moins de ses membres, saisir l’inspecteur du travail, qui le convoquera alors. Le comité siégera sous sa présidence. Cette hypothèse est expressément envisagée par la loi à l’article L. 2325-14 du Code du travail.
En pratique, il est assez rare qu’une séance du comité soit convoquée et présidée par l’inspecteur du travail. Celui-ci se contente le plus souvent de rappeler à l’ordre le chef d’entreprise en lui signalant que le défaut de convocation peut entraîner des poursuites pour délit d’entrave. Cette intervention suffit généralement pour que l’employeur s’exécute.

Comment les élus sont-ils convoqués ?

La loi est muette sur ce point. Le comité d’entreprise peut lui-même fixer, dans son règlement intérieur, les modalités de convocation aux réunions.
Une chose est sûre : la convocation doit être adressée à chaque membre individuellement. La seule convocation du secrétaire du CE ne suffit pas. L’employeur ne peut pas non plus se contenter d’un simple affichage.
La convocation est écrite. En effet, l’employeur doit s’assurer que tous les participants potentiels en ont eu individuellement connaissance.
Il a par exemple été jugé que l’employeur qui s’est contenté de rappeler oralement aux différents membres la date de la réunion mentionnée par écrit dans le procès-verbal de la réunion précédente n’a pas régulièrement convoqué le CE.
La convocation peut donc prendre différentes formes : lettre remise en main propre contre décharge ou envoyée au domicile des intéressés en lettre simple ou en recommandé, mail ou encore télécopie.
Remarque : les modalités de convocation peuvent être fixées par avance, en accord avec l’employeur, dans un accord spécifique ou dans le règlement intérieur du CE.

Qui est convoqué ? Les suppléants sont-ils obligatoirement convoqués ?

Le président du CE doit convoquer tous les membres du comité d’entreprise sans exception : titulaires, suppléants, représentants syndicaux, ainsi que les personnes extérieures au comité dont la présence est prévue par la loi ou demandée par le comité (médecin du travail, experts du CE, etc.).
Parfois, le président du CE fait croire aux élus qu’il leur fait une largesse en acceptant la présence des suppléants aux réunions. D’autres demandent aux titulaires et suppléants de s’entendre pour savoir qui, de l’un ou de l’autre, participera à la réunion pour éviter qu’il y ait trop d’absences simultanées aux postes de travail. De telles attitudes sont inacceptables et constituent un délit d’entrave au fonctionnement du comité d’entreprise.
Cela ne se discute pas : quitter son travail pour se rendre à une réunion de CE sur convocation du président du CE est un droit qui ne peut être entravé. Il arrive souvent que votre chef de service, ou votre manager, vous fasse des difficultés lorsque vous devez vous absenter pour assister à une réunion. Sachez qu’il n’a pas son mot à dire. Rapportez au président du CE les difficultés que vous rencontrez, de sorte que vos questions et ses réponses figurent au PV de CE.
Remarque : dans les entreprises de moins de 300 salariés, le délégué syndical est de droit représentant syndical au CE. Le chef d’entreprise est donc dans l’obligation de le convoquer sans attendre que ce dernier soit expressément mandaté par son syndicat pour le représenter au comité.
Il en va autrement dans les entreprises d’au moins 300 salariés. Dans ce cas, le chef d’entreprise peut attendre d’avoir reçu la lettre du syndicat désignant M. ou Mme X représentant syndical au CE.

Un élu absent pour cause de congés payés, maladie, accident du travail, maternité, congé parental, congé sabbatique, congé individuel de formation, etc., doit-il être convoqué ?

Les membres du CE doivent être convoqués aux réunions de CE même s’ils sont absents, que l’absence soit ou non programmée. En effet, les tribunaux considèrent que le mandat n’est pas suspendu même si le contrat de travail l’est.
Rien n’interdit en effet à un salarié malade, en congé parental d’éducation, en vacances ou en formation, d’assister à la réunion. On comprend en effet aisément qu’un salarié puisse vouloir quitter son lieu de vacances ou son lit si son avenir et celui de ses collègues se décide au cours d’une réunion importante ! Il doit donc être prévenu de la date, de l’heure et du lieu de celle-ci.
Le chef d’entreprise ne pourra pas dire que si un salarié est malade pour travailler, il l’est aussi pour se rendre à une réunion de CE. Seule précaution à prendre par l’intéressé dans ce cas : avertir par écrit la CPAM de son absence, sauf s’il bénéficie de sorties libres, afin qu’il ne soit pas pénalisé au cas où la CPAM aurait l’idée de diligenter un contrôle à ce moment.
Une incertitude subsiste toutefois à l’égard des salariées en congé de maternité. Le Code du travail, à l’article L. 1225-29, prévoit en effet une interdiction d’emploi de 8 semaines au total avant et après l’accouchement. Il est par ailleurs interdit d’employer la salariée dans les six semaines qui suivent son accouchement. Est-ce à dire pour autant qu’une telle salariée ne peut, pendant cette période, se déplacer pour assister à une réunion de CE ? La question reste posée puisqu’elle n’a jamais été soumise aux tribunaux.

Faut-il convoquer un élu gréviste ou un élu absent pour cause de sanction ?

Là encore la réponse est positive. Quelle que soit la sanction disciplinaire dont l’élu a fait l’objet dans le cadre de son contrat de travail, et même s’il s’agit d’une mise à pied disciplinaire entraînant interdiction de travail et absence de rémunération pendant quelques jours, cet élu doit être convoqué à une réunion qui se tiendrait dans ce délai. Il en va de même de l’élu mis à pied à titre conservatoire dans l’attente d’un licenciement : il doit être convoqué, même si dans le cadre de son contrat de travail il lui est interdit de pénétrer dans l’entreprise. La réponse est la même s’agissant d’un salarié gréviste.

Si tous les membres ne sont pas convoqués, quelles en sont les conséquences ?

Sur un plan civil, il est possible de saisir le tribunal de grande instance (TGI), non pas pour qu’il annule la réunion qui s’est tenue (puisqu’une réunion ne s’annule pas), mais pour qu’il annule les décisions (délibérations, avis) du CE prises ce jour. En effet, tous les membres qui devaient être convoqués à la réunion ne l’ont pas été. Ils auraient pu prendre part aux débats et influer d’une manière ou d’une autre sur les décisions prises. Sur le plan pénal, le chef d’entreprise qui ne convoque pas tous les membres du CE peut être poursuivi pour délit d’entrave au fonctionnement régulier du CE.

Que contient une convocation ? Comment est-elle présentée ?

Là encore, la loi ne précise rien. La convocation doit être écrite et au minimum comprendre la date, l’heure et le lieu de la réunion.
Elle est souvent présentée sur le papier à en-tête de l’entreprise et
est signée de l’employeur.

L’ordre du jour est-il forcément joint à la convocation ?

Légalement, rien n’oblige le chef d’entreprise à joindre l’ordre du jour à la convocation, bien que l’on constate que ce soit bien souvent le cas dans la pratique.

Combien de temps avant la réunion les élus doivent-ils recevoir la convocation ?

Aucun délai précis n’est imparti au chef d’entreprise pour adresser les convocations, sauf dispositions contraires issues du règle- ment intérieur du CE, d’une délibération ou d’un usage. L’envoi de la convocation peut précéder ou suivre l’envoi de l’ordre du jour, du moment que l’ordre du jour est communiqué au moins trois jours avant la séance.
Il faut toutefois que la convocation arrive aux destinataires dans un délai suffisant pour leur permettre de se rendre à la réunion. Ce délai n’est pas quantifié. Tout dépend des circonstances d’espèce : les participants connaissaient-ils à l’avance la date de la réunion, sont-ils tous proches du lieu de réunion, faut-il prévoir un certain temps de trajet, une organisation particulière (réservation de train, hôtel, contraintes familiales, etc.) ?

Et si la convocation arrive trop tard ?

Eh bien tant pis pour le chef d’entreprise ! Il sera fautif même si ce retard est par exemple dû à une grève du courrier. Il lui revenait de prendre ses précautions ! S’il apparaît que la réunion s’est quand même tenue, sur un strict plan juridique, les délibérations prises
ce jour peuvent être annulées. Le président du CE peut aussi être poursuivi pour délit d’entrave.
A vous de juger de l’opportunité de telles actions !

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D. La première réunion

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Une réunion vraiment particulière : la première réunion

Réunion de CE

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La première réunion est vraiment particulière. Si c’est la première fois qu’un CE est mis en place dans l’entreprise, tous les membres qui le composent sont par hypothèse de nouveaux élus. Peut-être que certains d’entre eux ont déjà exercé des mandats dans une autre entreprise, mais dans cette entreprise, c’est la première fois qu’il va leur falloir composer ensemble au sein de cette institution.
S’il s’agit d’un renouvellement du CE, les choses peuvent être différentes : peut-être êtes-vous élu(e) pour la première fois ou briguez-vous un nouveau mandat et siégerez à côté de nouveaux élus.
En tout état de cause, novices et élus chevronnés sont amenés à cohabiter durant tout le mandat. Cette première réunion est faite pour mettre en place le CE et pour qu’il puisse fonctionner rapidement. C’est une réunion d’initiation et d’organisation. Premier contact entre tous les représentants du personnel, entre les membres du CE et le chef d’entreprise, cette réunion va principalement permettre de fixer les règles essentielles de fonctionnement du comité et de répartir les tâches entre ses membres.
A partir de là, il va falloir prendre vos marques.

Qui participe à cette première réunion ?

Vous serez peut-être plus nombreux que d’habitude à cette première réunion.
En effet, côté délégation du personnel, le chef d’entreprise doit convoquer :

  • les élus titulaires ;
  • les élus suppléants ;
  • les représentants syndicaux s’il y en a.

Par ailleurs, il est d’usage de convoquer l’ancien secrétaire et l’ancien trésorier du CE pour qu’ils procèdent à la reddition des comptes. Certains chefs d’entreprise invitent même tous les anciens élus, mais c’est plus rare.
Deux collaborateurs de l’employeur peuvent d’ores et déjà assister à la réunion. En toute logique, ils seront donc convoqués.
La loi ne prévoit aucun délai particulier pour la convocation des membres nouvellement élus à la première réunion du CE. Cependant, la périodicité des réunions du CE doit être respectée.
Il en résulte que cette première réunion ne doit pas avoir lieu plus d’un mois (ou deux mois s’il s’agit d’une entreprise de moins de 150 salariés non constituée en délégation unique du personnel) après la dernière séance du comité sortant.
Il arrive parfois qu’il y ait un léger décalage en raison de retards pris dans le déroulement des élections.

L’ordre du jour de la première réunion : qui le rédige ?

C’est la première et dernière fois que le président du CE rédigera seul l’ordre du jour d’une réunion puisqu’il n’y a pas encore de secrétaire de CE. Même si l’ancien secrétaire a été réélu au CE, il n’a pas à intervenir dans la fixation de l’ordre du jour, puisqu’il n’est plus secrétaire en titre et que rien ne laisse supposer qu’il sera reconduit dans ses fonctions de secrétaire tant que le vote n’a pas eu lieu.
Aucun texte ne détermine le contenu de ce premier ordre du jour, mais certains points doivent être obligatoirement abordés.
La première réunion a pour objet principal de déterminer les modalités de fonctionnement à venir du comité. C’est celle des diverses désignations, de l’élaboration du règlement intérieur, de la mise en place des diverses commissions et de la transmission des documents par l’équipe sortante (archives – notamment les PV de réunion –, transmission des comptes, etc.).
Il est en effet important de savoir de quoi vous partez. Ce n’est pas parce que vous êtes nouvellement élus qu’il faut forcément faire table rase de ce qu’ont fait vos prédécesseurs. Encore faut-il être mis au courant des démarches entreprises, des contrats passés, des contacts pris, de manière à ce que la transition se fasse le mieux possible.
La loi prévoit d’ailleurs que les membres du comité sortant rendent compte au nouveau comité de leur gestion et lui remettent tout document concernant l’administration et l’activité de l’instance. Ainsi, les anciens élus doivent-ils présenter à la nouvelle équipe un bilan de leur gestion en matière d’activités sociales et culturelles et de fonctionnement. Concrètement, ce sont bien souvent l’ancien secrétaire et l’ancien trésorier qui s’acquittent de cette tâche. Cette phase est importante car elle vous permettra de faire le point sur ce dont dispose le CE en termes de budgets.
Remarque : la pratique montre que les anciens élus ne se précipitent pas toujours pour vous rendre compte de leur gestion et vous transmettre toutes les archives. C’est navrant car cela fait perdre du temps au nouveau CE. N’hésitez pas à insister pour obtenir ces documents.

La première réunion est aussi l’occasion de discuter des modalités pratiques de fonctionnement : utilisation du matériel, des locaux et des heures de délégation, modalités de versement des budgets du comité, ouverture d’un compte bancaire ou postal, etc.
Il est également important qu’au plus vite le chef d’entreprise vous transmette la documentation économique et financière de l’entreprise. Il dispose d’un mois à compter de l’élection pour le faire, mais autant obtenir ces documents dès que possible, et la première réunion peut être l’occasion de leur remise aux élus. Vous pourrez ainsi poser des questions au chef d’entreprise. Cette documentation a pour objet de présenter l’entreprise de manière synthétique sur les plans juridique, financier, économique et organisationnel. Vous aurez déjà des indications sur les perspectives économiques de l’entreprise telles qu’elles peuvent être envisagées. A vous de vous faire préciser la position de l’entreprise sur son marché et de poser des questions sur l’état des effectifs présents et futurs.
Remarque : force est de constater que cette obligation de remettre au CE une telle documentation est souvent oubliée par l’employeur. Faites le forcing pour l’obtenir !

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C. Les réunions préparatoires

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Les réunions préparatoires

Une réunion préparatoire, ça sert à quoi ?

Les réunions du CE

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Vous pourrez toujours chercher dans le Code du travail des dispositions relatives aux réunions préparatoires, vous n’en trouverez pas. Il n’y a aucune disposition légale à ce sujet. Pourtant, la réussite d’une réunion plénière dépend bien souvent de la manière dont elle a été préparée. C’est pourquoi il est vivement recommandé d’organiser des réunions préparatoires pour pré- parer les réunions plénières.
Les sujets à débattre en réunion plénière sont souvent techniques (participation, examen de documents économiques, juridiques et financiers, etc.) et à forte implication pour les salariés (projet de licenciements économiques, plan de formation, égalité hommes/femmes, etc.). Il est donc indispensable d’avoir travaillé ces sujets préalablement à la réunion.
La réunion préparatoire est une réunion de concertation. Pour être constructif, il vaut mieux arriver à une réunion plénière unis plutôt que divisés sur les questions qui seront abordées avec l’employeur. Nombre de sujets sont délicats au vu de leurs conséquences sociales et économiques, et, s’agissant par exemple d’une position à prendre lors d’un futur vote, on comprend qu’il puisse y avoir des divergences entre différents syndicats, entre anciens et nouveaux élus, entre cadres et non cadres, etc. La réunion préparatoire doit être un premier lieu d’échange entre élus, leur permettant d’élaborer une stratégie commune face à l’employeur. Il ne faut pas donner à l’employeur l’occasion de tirer parti de vos divisions éventuelles !
La réunion préparatoire, comme son nom l’indique, sert à préparer la réunion en dehors de la présence de la direction : étude et approfondissement des documents fournis par l’employeur, préparation des questions à poser, analyse d’un dossier épineux, répartition des rôles de sorte que ce ne soient pas tou- jours les mêmes qui posent les questions qui fâchent en réu- nion de CE, désignation d’un membre référent officieux pour tel ou tel sujet abordé, présentation des conclusions rendues par les membres des commissions et autres experts sollicités pour la compréhension de certains documents, etc.
La réunion préparatoire peut aussi être un lieu d’échange pour débattre de questions relatives aux activités sociales et culturelles : opportunité d’organiser un voyage, grilles tarifaires… Souvent, les questions de participation financière donnent lieu à des échanges houleux. Par exemple, faut-il un minimum d’ancienneté pour pouvoir bénéficier d’une prise en charge financière du CE ? Si oui, combien ? Les salariés temporairement absents pour cause de congé parental d’éducation, congé individuel de formation, en longue maladie, peuvent-ils bénéficier d’une participation du CE, même s’ils ne perçoivent pas de maintien de salaire de la part de l’employeur (donc n’alimentent pas le budget servant à financer les activités sociales et culturelles) ? Quid des salariés à temps partiel ? Faut-il ou non proratiser la prise en charge du CE par rapport à leur temps de travail ? Autant de questions et bien d’autres qui doivent être débattues, tranchées par le CE et expliquées aux salariés le moment venu. Encore une fois, mieux vaut ne pas faire état de ses divergences devant l’employeur et essayer de trouver une solution ensemble.
C’est aussi en réunion préparatoire que peut être prise la décision de demander la tenue d’une réunion extraordinaire.
Tous les élus ne travaillent pas forcément en un même lieu, n’appartiennent pas aux mêmes services, n’ont pas tous les mêmes affinités avec les salariés. Tous peuvent donc utilement présenter en réunion préparatoire les préoccupations des uns et des autres, préoccupations qui seront éventuellement traduites en questions figurant à l’ordre du jour. Une telle façon de faire permet un fonctionnement démocratique du CE, dans l’intérêt de tous !

À quel moment organiser une réunion préparatoire par rapport à la réunion plénière ?

Il n’y a pas de règle toute faite. Tout dépend des élus qui composent le comité. S’ils travaillent tous sur un même site, s’ils sont soumis sensiblement aux mêmes horaires, s’ils ont peu de déplacements professionnels, se rencontrer à n’importe quel moment sera plus simple. Il suffira juste de se coordonner.
En revanche, des élus travaillant sur toute la France, travaillant par équipes (certains de jours, d’autres de nuit, d’autres encore le week-end), des salariés itinérants ou travaillant à l’extérieur de l’entreprise, tous auront plus de mal à se retrouver. Dans ces cas de figure, les élus se rencontrent le plus souvent peu de temps avant la réunion plénière pour la réunion préparatoire.
C’est aussi une astuce pour faire prendre en charge par la direction les frais liés aux déplacements. Si la réunion plénière est programmée l’après-midi, rencontrez-vous le matin. L’employeur devra de toute façon prendre en charge les frais de déplacement
pour la réunion plénière ; il lui importe donc peu de payer le billet de train du matin ou celui de l’après-midi. Pour le CE, cela fait l’économie d’un billet de train !

Faut-il l’autorisation de l’employeur pour organiser une réunion préparatoire ?

Non, il n’est pas nécessaire de demander et d’obtenir une autorisation de l’employeur pour organiser une réunion préparatoire.
Il faut néanmoins mettre un bémol à cette affirmation selon les personnes participant à cette réunion et le lieu où elle se déroule. Si, en effet, les membres titulaires et les suppléants qui remplacent des titulaires absents bénéficient d’heures de délégation qu’ils peuvent utiliser pour des activités en relation avec leur mandat (donc assister à une réunion préparatoire), tel n’est pas le cas des suppléants en général.
Dès lors, si des membres suppléants veulent participer à la réunion préparatoire qui se déroule pendant leur temps de travail, ils doivent demander et obtenir une autorisation d’absence de la part de leur employeur.
Si les suppléants s’absentaient sans demander et obtenir l’autorisation de leur employeur, ils commettraient une faute susceptible d’être sanctionnée.
Notre conseil : vérifiez si le règlement intérieur du CE autorise les suppléants à participer aux réunions préparatoires ou s’il existe un usage en ce sens. Au besoin, essayez de négocier ! Essayez aussi de négocier la possibilité pour les titulaires d’assister aux réunions préparatoires sans déduction de leurs heures de délégation !
Les membres du CE doivent également demander une autorisation à leur employeur s’ils souhaitent que la réunion préparatoire se tienne en dehors du local CE, à moins que le règlement intérieur du CE ou un usage ne les autorise à utiliser une salle de réunion quelconque.

Qui peut participer aux réunions préparatoires ?

Une certaine liberté est laissée sur ce point. A priori,  tout membre du CE peut participer à la réunion préparatoire puisqu’il s’agit de préparer la réunion plénière.
Il est toutefois possible d’en restreindre le public, et notamment de ne pas y inviter les représentants syndicaux. En effet, même s’ils sont membres du CE et participent aux réunions plénières, ils représentent l’organisation syndicale qui les a désignés et s’expriment à ce titre. Par ailleurs, ils ne prennent pas part aux votes. Or, la réunion préparatoire a pour but de discuter en amont de la position, si possible commune, du comité, qui sera défendue en réunion sur tel ou tel sujet.
Rien n’interdit pour autant d’inviter les représentants syndicaux. Le CE est une entité à laquelle ils appartiennent également. Même s’ils ne participent pas aux votes, leur position sur tel ou tel point peut utilement éclairer la position des élus du CE. Ils peuvent donc être de bon conseil.
A vous de trancher ! N’oubliez pas de regarder si le règlement intérieur du CE prévoit une règle à ce sujet. Gardez à l’esprit que le but d’une telle réunion est qu’elle soit constructive ; tout dépend donc des relations entretenues entre les élus et les représentants syndicaux.
Le président du CE ne peut s’imposer à une réunion préparatoire. Il n’a d’ailleurs généralement rien à y faire, puisque le but d’une telle réunion est d’adopter la stratégie pour la réunion plénière. Ces débats internes ne le concernent en rien.
Il est possible d’inviter des personnes extérieures au CE à des réunions préparatoires (membres de commissions, expert-comptable du CE, fournisseurs, etc). En théorie, il faudrait demander l’autorisation à l’employeur dans la plupart des cas. Dans les faits, la personne se présente à l’accueil en annonçant qu’elle a rendez- vous et on vient la chercher.

Où peut se dérouler la réunion préparatoire ?

En général, la réunion préparatoire a lieu dans le local du CE. C’est la solution la plus pratique puisque c’est a priori là que le CE peut le mieux travailler. C’est là qu’est regroupée toute la documentation du CE, qu’il est possible d’y passer des appels téléphoniques, d’utiliser Internet, de faire des photocopies, et tout cela en toute confidentialité et sans que les membres ne soient dérangés.
Il arrive aussi que les réunions préparatoires se tiennent à l’extérieur de l’entreprise, au café ou au restaurant, par exemple ! Certains élus préfèrent sortir de l’entreprise et se réunir en un en- droit plus convivial. Ce n’est pas interdit et peut être un moyen de réunir aussi les suppléants si cette réunion se déroule en dehors du temps de travail, notamment au moment de la pause déjeuner. Attention cependant aux informations échangées en un lieu public ; rien n’en garantit la confidentialité !

Qui paie les déplacements et autres frais des élus qui se rendent à une réunion préparatoire ?

La loi impose à l’employeur de payer les déplacements et autres frais des membres du CE qui se rendent à une réunion ordinaire ou extraordinaire parce qu’il choisit le lieu et l’heure de la réunion.
Il n’intervient en revanche pas dans la préparation des réunions préparatoires. C’est donc au CE de prendre en charge, sur son budget de fonctionnement, les frais inhérents au déplacement des participants à la réunion préparatoire. A lui de fixer les règles de remboursement. Pour des questions d’économie budgétaire, il est par exemple possible de prévoir que les déplacements en voiture seront remboursés sur la base des barèmes établis par l’administration fiscale, de prévoir que seul le train et non l’avion sera pris en charge et qu’il le sera sur la base du tarif seconde classe, de fixer une prise en charge forfaitaire des frais de repas ou de logement, d’inciter les
élus à prendre les transports publics plutôt que le taxi, etc.
Notre conseil : mieux vaut fixer ces règles une bonne fois pour toutes dans le règlement intérieur du CE, de manière à éviter d’éventuels abus.
Attention : si les élus prennent leur véhicule personnel, qu’ils pensent à vérifier qu’ils sont bien couverts en cas d’accident. Dans certains contrats d’assurance, l’utilisation du véhicule à des fins professionnelles n’est pas envisagée.

Quand a lieu la réunion préparatoire, pendant ou en dehors du temps de travail ?

On peut envisager les deux hypothèses.
Première hypothèse : la réunion préparatoire a lieu pendant le temps de travail

Dans ce cas, si rien de particulier n’a été négocié avec l’employeur, seuls ceux qui ont du crédit d’heures peuvent y assister.
Un accord spécifique peut avoir été négocié avec l’employeur pour que le temps passé en réunion préparatoire ne soit pas déduit des heures de délégation des titulaires et/ou pour que les suppléants puissent y assister sans déduction de salaire.
Attention : autorisation d’absence ne rime pas forcément avec autorisation d’absence rémunérée. Une chose est d’autoriser un membre du CE qui n’a pas de crédit d’heures à s’absenter de son poste de travail pour participer à une réunion préparatoire, une autre est de prévoir qu’il sera rémunéré malgré tout. Si l’employeur ne maintient pas le salaire de ce participant, le CE peut très bien le faire à partir du budget de fonctionnement.

Seconde hypothèse : la réunion préparatoire a lieu en dehors du temps de travail

Si la réunion préparatoire se déroule en dehors du temps de travail, il n’y a aucun obstacle à ce que ceux qui n’ont pas de crédit d’heures y participent.
Mais il n’y a pas que des avantages à cette façon de procéder ! Soit la réunion se déroule à l’heure du déjeuner et vous serez donc très limités dans le temps, soit la réunion se déroule avant ou après le temps de travail et là il faudra compter sur la présence volontaire de chacun !

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Les différentes réunions du CE : les réunions extraordinaires

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Les différentes réunions du CE

B. Les réunions extraordinaires

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Une réunion extraordinaire (appelée encore réunion exceptionnelle) est une réunion plénière supplémentaire qui se tient entre deux réunions ordinaires.

Qui peut demander la tenue d’une réunion extraordinaire ?

Le chef d’entreprise peut être à l’initiative de la tenue d’une réunion extraordinaire.
Dans certains cas, la loi exige que l’avis du comité d’entreprise soit recueilli avant la mise en œuvre d’une décision. Le chef d’entreprise pourra ou devra alors convoquer le CE en réunion extraordinaire, sans attendre obligatoirement la prochaine réunion périodique. Il en sera par exemple ainsi si le CE doit être consulté sur un projet de licenciement économique ou si l’employeur juge urgent de licencier un représentant du personnel ayant commis une faute grave.

Dans de tels cas, l’employeur adressera une convocation à tous les membres du comité d’entreprise les prévenant de la date, de l’heure et du lieu de la réunion extraordinaire. Il devra en outre joindre l’ordre du jour élaboré en concertation avec le secrétaire du CE et détaillant les points qui seront abordés au cours de la
réunion.

La majorité des membres du CE peut, de son côté, demander la tenue d’une réunion extraordinaire.
C’est ce que précise la loi à l’article L. 2325-14 du Code du travail.
Mais qu’est-ce que la majorité des membres du CE pour cet article ?

  • La majorité des élus (titulaires et suppléants) ?
  • La majorité des élus au sens le plus strict de ceux ayant le droit de vote, c’est-à-dire les titulaires présents et les suppléants remplaçant les titulaires absents?
  • La majorité du comité au sens le plus large, incluant tous les élus et les représentants syndicaux ?

La loi ne le dit pas. Il n’y a pas non plus de jurisprudence sur ce point. Les juristes sont quant à eux divisés. A vous donc de fixer vos propres règles en ayant conscience qu’elles ne seront pas neutres ! Comme toujours, avant d’être confronté à une situation de blocage, mieux vaut envisager la question « à froid » et entériner la réponse dans le règlement intérieur du CE, si vous en avez un, ou dans une délibération du CE qui sera annexée au procès-verbal de la séance concernée.

Comment les élus doivent-ils présenter leur demande ?

La loi ne donne pas d’indication à ce sujet. Il n’y a donc pas de formalisme légal et obligatoire à respecter.
La forme du recommandé n’est pas obligatoire.
La demande peut prendre la forme d’une lettre simple envoyée ou remise en main propre au chef d’entreprise par le secrétaire ou par tout autre membre du comité. Il faut que la condition de majorité puisse être vérifiée. A ce titre, il semble logique que la demande
soit revêtue de la signature des demandeurs.
La décision de solliciter la tenue d’une réunion extraordinaire peut être prise au cours d’une réunion ordinaire. Dans ce cas, il faut organiser un vote des élus titulaires et consigner les résultats dans le PV. Il n’est alors pas nécessaire que la demande de réunion extraordinaire soit suivie d’une demande formelle.
Cette décision peut aussi être prise dans le cadre d’une réunion préparatoire.

Quel est l’intérêt pour les élus de demander une réunion extraordinaire ?

Plusieurs raisons peuvent justifier une demande de réunion extraordinaire.
Cela peut être un moyen d’obliger l’employeur à répondre sans détour à une question qu’il élude ou diffère sans cesse, bien qu’elle soit inscrite à l’ordre du jour. En effet, faire la « politique de l’autruche », en misant sur le fait que les élus « s’essouffleront » avant la direction, est une tactique souvent tentée par les chefs d’entreprise pour ne pas répondre dans le détail à des questions embarrassantes.
Sollicitez la tenue de réunions extraordinaires pour montrer votre volonté d’obtenir des réponses claires et précises aux questions que vous posez. N’hésitez pas à mentionner dans les PV pourquoi vous demandez de telles réunions. Le chef d’entreprise comprendra peut-être plus vite qu’il vaut mieux répondre de manière précise aux questions que les élus posent, plutôt que d’être obligé de les convoquer de nouveau et de les libérer de leur poste de travail !
Cela lui économisera également du temps.
La réunion extraordinaire peut aussi être un moyen de faire figurer certains points à l’ordre du jour. Il faut en effet que les questions dont la majorité désire la discussion soient jointes à la demande de réunion. Or, quand il rédige l’ordre du jour conjointement avec l’employeur pour les réunions ordinaires, il arrive parfois que le secrétaire cède et accepte de ne pas faire figurer à l’ordre du jour un point sur lequel lui et l’employeur sont en désaccord. Cela ne signifie pas pour autant que le secrétaire a dit son dernier mot.
Rien n’empêche en effet les élus de solliciter la tenue d’une réunion extraordinaire pour que ce point soit inscrit à l’ordre du jour et, ainsi, montrer au chef d’entreprise que l’on ne lâche pas facilement prise.

Peut-on demander autant de réunions extraordinaires que l’on veut ?

A priori, dès lors que la demande émane de la majorité des membres du comité, le chef d’entreprise doit, sauf obstacle insurmontable, convoquer le CE pour une réunion extraordinaire. En agissant autrement, il se rendrait coupable d’un délit d’entrave.
Il ne peut pas se faire juge de l’opportunité ou de l’utilité de la tenue d’une telle réunion et rétorquer, pour se justifier, que les élus pourraient très bien patienter jusqu’à la prochaine réunion ordinaire. Même si la prochaine réunion ordinaire a lieu quelques jours plus tard, il sera tenu d’organiser deux réunions distinctes.
Mais il ne faut pas non plus abuser ! Les élus ne sont en effet pas à l’abri d’une procédure judiciaire intentée par le chef d’entreprise pour faire reconnaître une manœuvre dilatoire. Comme pour tout dans le fonctionnement du comité d’entreprise, il faut savoir agir avec mesure et donner un sens à votre action.

Qui choisit la date, l’heure et le lieu de la réunion extraordinaire ?

Comme pour les réunions ordinaires, c’est le chef d’entreprise ou son représentant qui choisit la date, l’heure et le lieu de la réunion extraordinaire. En règle générale, les membres du comité suggèrent une date, mais le chef d’entreprise n’est pas obligé d’organiser la réunion à la date souhaitée ; il reste maître du choix, même si la réunion extraordinaire ne doit pas être trop éloignée de la date proposée par la majorité des membres du comité d’entreprise.
Même sur cette question de la date, de l’heure et du lieu de réunion, le choix de l’employeur n’est pas neutre. Convoquer le matin de bonne heure plutôt que l’après-midi, convoquer un lundi plutôt qu’un vendredi, convoquer en un lieu géographiquement éloigné de celui dans lequel travaillent la majorité des élus ne permettra peut-être pas aux élus de se libérer et de se rencontrer facilement pour élaborer préalablement une stratégie commune ! Si les élus ne peuvent se rencontrer physiquement avant à la réunion, ils doivent communiquer entre eux par courriel et par téléphone.

Faut-il établir un ordre du jour pour une réunion extraordinaire ?

Oui, le Code du travail le stipule dans son article L. 2325-17 : figurent obligatoirement à l’ordre du jour de la séance les questions jointes à la demande de convocation. Cet ordre du jour doit obligatoirement parvenir aux membres du comité d’entreprise 3 jours au moins avant la tenue de la réunion. Si le chef d’entreprise n’est pas d’accord avec le contenu de l’ordre du jour proposé, il n’a d’autre alternative que de saisir le juge des référés.

Qui est chargé de la convocation ?
À qui la convocation est-elle adressée ?

Que la réunion extraordinaire soit organisée à l’initiative du chef d’entreprise ou de la majorité des membres du comité d’entreprise, il revient à l’employeur de convoquer tous les membres du comité : titulaires, suppléants et représentants syndicaux.
Remarque : même les membres du CE dont l’absence est programmée le jour de la réunion doivent être convoqués.

La réunion extraordinaire, du temps de travail effectif ?

Le temps passé en réunion extraordinaire est de plein droit considéré comme du temps de travail effectif et doit être rémunéré comme tel. Même si la réunion a lieu à l’initiative de la majorité des élus, le temps passé en réunion extraordinaire ne peut être imputé sur le crédit d’heures des titulaires.

Qui paie les déplacements et autres frais des membres du CE qui se rendent à une réunion extraordinaire ?

Le chef d’entreprise n’a pas le choix. Il doit tenir une réunion extraordinaire si la majorité des membres du comité le lui demande. C’est lui qui convoque et qui choisit l’heure et le lieu de la réunion. Corolaire : c’est lui qui doit payer les frais de déplacement et autres frais des membres du CE qui se rendent à la réunion (pour les modalités pratiques de remboursement, cf. les développements relatifs aux modalités de remboursement des frais liés aux réunions ordinaires, p. 26).

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Les différentes réunions du CE : les réunions ordinaires

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Les différentes réunions du CE

A. Les réunions ordinaires

Combien y a-t-il de réunions ordinaires dans l’année ?

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Les réunions ordinaires sont celles qui se déroulent sur convocation du chef d’entreprise ou de son représentant en présence de la délégation élue et des représentants syndicaux.
Dans les entreprises dont l’effectif est supérieur ou égal à 150 salariés, le comité d’entreprise doit se réunir au moins une fois par mois sur convocation du président du CE.
Dans les entreprises dont l’effectif est inférieur à 150 salariés, la loi ne prévoit qu’une réunion tous les deux mois, sauf dans l’hypothèse où il existe une délégation unique du personnel (DUP). Dans ce dernier cas, le chef d’entreprise doit obligatoirement convoquer la délégation unique tous les mois.
Cette périodicité doit être rigoureusement respectée. Il faut tenir au moins 12 ou 6 réunions dans l’année selon l’effectif de l’entreprise. C’est ce qu’il est convenu d’appeler une obligation d’ordre public. Il est impossible d’y déroger, même par voie d’accord.
La seule inobservation de cette périodicité constitue en principe un délit d’entrave pénalement sanctionné par une peine d’amende et/ou d’emprisonnement, sauf si le chef d’entreprise peut faire valoir des circonstances exceptionnelles l’ayant empêché de convoquer le CE.
Dire que le comité doit être réuni tous les mois ou tous les deux mois en fonction de la taille de l’entreprise ne signifie pas pour autant que le CE est réuni à une date fixe et figée, par exemple tous les 5 du mois. Une certaine souplesse est possible. Il faut qu’il s’écoule à peu près un mois (ou deux mois si l’effectif de l’entreprise est de moins de 150 salariés) entre deux réunions plénières. En revanche, il n’est pas possible d’espacer les réunions et de ne convoquer le CE que tous les 2 ou 3 mois, ou encore de ne le convoquer que s’il y a des informations à lui présenter. Le chef d’entreprise ne peut pas faire valoir qu’il est trop occupé ou que les élus n’ont pas grand-chose à dire et qu’ils sont d’accord pour
un tel mode de fonctionnement.

Le CE doit-il être réuni durant les grandes
vacances ? Qu’en est-il si l’entreprise ferme
pendant un mois pour congés payés ?

Il ne doit pas y avoir d’entorse au principe de la périodicité les mois d’été. La question de la réunion durant les mois d’été se pose surtout pour les entreprises qui ferment pendant les congés durant un mois civil. Il est admis, dans ce cas, que la réunion mensuelle ne se tienne pas pendant le mois de la fermeture. Le chef d’entreprise fixera la réunion manquante à une date la plus proche possible de la date de fermeture ou de réouverture de l’entreprise.
Exemple : pour une société qui ferme tout le mois d’août, la réunion comptant pour le mois d’août sera placée à la fin du mois de juillet ou au tout début du mois de septembre.
Dans les entreprises où les congés payés sont donnés par roulement, rien ne s’oppose à ce que tout se passe comme d’habitude. Le chef d’entreprise ne peut pas miser sur le fait que cette absence de réunion arrangera tout le monde et attendre, le cas échéant,
que les élus demandent la tenue d’une réunion !
L’employeur doit convoquer le CE à la réunion ordinaire, même si certains élus sont en vacances, le comité d’entreprise pouvant tout à fait se réunir en l’absence d’une partie de ses membres.
En effet, pour qu’une réunion puisse valablement se tenir, il suffit que le chef d’entreprise (ou son représentant) et que le secrétaire de CE (ou son remplaçant) soient présents.
Il n’y a pas de quorum, c’est-à-dire qu’il ne saurait être exigé un nombre minimum de participants.
Par ailleurs, rien n’interdit aux élus de revenir de congés pour assister à une réunion de CE.
Malheureusement, force est de constater que dans nombre d’entreprises, le CE n’est pas réuni comme il devrait l’être l’été. Quand on dresse la liste des cas pour lesquels il devrait être informé ou consulté, on dépasse la cinquantaine. Il n’y a déjà que 12 mois dans l’année, alors faites en sorte qu’aucune réunion ne soit supprimée !
Remarque : soyez vigilants ! Le moment choisi par le chef d’entreprise pour tenir la réunion les mois d’été n’est pas neutre et, juridiquement, vous n’avez pas votre mot à dire. L’employeur dispose des plannings de congés payés. Rien de plus simple
pour lui que de choisir comme date de réunion un jour où les représentants du personnel les plus actifs, les plus engagés, sont absents de l’entreprise, et d’en profiter pour consulter le CE sur tel ou tel projet. Dans un tel cas, discutez préalablement avec les autres élus de la conduite à tenir en réunion (refus de vote, abstention, demande de report de réunion…).

Et si les élus sont majoritairement d’accord
pour annuler certaines réunions ?

Bien que cela ne soit pas une bonne idée pour les raisons exposées plus haut, il arrive fréquemment que le CE ne soit pas réuni aussi souvent qu’il devrait l’être. Sur un plan juridique, l’employeur risque tout de même d’être poursuivi pour délit d’entrave par la minorité qui n’y était pas favorable. Sur un plan pratique, on peut concevoir que les élus préfèrent « faire sauter » une réunion, plutôt qu’elle ne se tienne à effectif très réduit, et demander un report de cette réunion ou la tenue d’une réunion extraordinaire. Cet accord sur l’absence de réunion est alors formalisé dans le PV de la réunion précédente.

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