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D. La première réunion

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Une réunion vraiment particulière : la première réunion

Réunion de CE

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La première réunion est vraiment particulière. Si c’est la première fois qu’un CE est mis en place dans l’entreprise, tous les membres qui le composent sont par hypothèse de nouveaux élus. Peut-être que certains d’entre eux ont déjà exercé des mandats dans une autre entreprise, mais dans cette entreprise, c’est la première fois qu’il va leur falloir composer ensemble au sein de cette institution.
S’il s’agit d’un renouvellement du CE, les choses peuvent être différentes : peut-être êtes-vous élu(e) pour la première fois ou briguez-vous un nouveau mandat et siégerez à côté de nouveaux élus.
En tout état de cause, novices et élus chevronnés sont amenés à cohabiter durant tout le mandat. Cette première réunion est faite pour mettre en place le CE et pour qu’il puisse fonctionner rapidement. C’est une réunion d’initiation et d’organisation. Premier contact entre tous les représentants du personnel, entre les membres du CE et le chef d’entreprise, cette réunion va principalement permettre de fixer les règles essentielles de fonctionnement du comité et de répartir les tâches entre ses membres.
A partir de là, il va falloir prendre vos marques.

Qui participe à cette première réunion ?

Vous serez peut-être plus nombreux que d’habitude à cette première réunion.
En effet, côté délégation du personnel, le chef d’entreprise doit convoquer :

  • les élus titulaires ;
  • les élus suppléants ;
  • les représentants syndicaux s’il y en a.

Par ailleurs, il est d’usage de convoquer l’ancien secrétaire et l’ancien trésorier du CE pour qu’ils procèdent à la reddition des comptes. Certains chefs d’entreprise invitent même tous les anciens élus, mais c’est plus rare.
Deux collaborateurs de l’employeur peuvent d’ores et déjà assister à la réunion. En toute logique, ils seront donc convoqués.
La loi ne prévoit aucun délai particulier pour la convocation des membres nouvellement élus à la première réunion du CE. Cependant, la périodicité des réunions du CE doit être respectée.
Il en résulte que cette première réunion ne doit pas avoir lieu plus d’un mois (ou deux mois s’il s’agit d’une entreprise de moins de 150 salariés non constituée en délégation unique du personnel) après la dernière séance du comité sortant.
Il arrive parfois qu’il y ait un léger décalage en raison de retards pris dans le déroulement des élections.

L’ordre du jour de la première réunion : qui le rédige ?

C’est la première et dernière fois que le président du CE rédigera seul l’ordre du jour d’une réunion puisqu’il n’y a pas encore de secrétaire de CE. Même si l’ancien secrétaire a été réélu au CE, il n’a pas à intervenir dans la fixation de l’ordre du jour, puisqu’il n’est plus secrétaire en titre et que rien ne laisse supposer qu’il sera reconduit dans ses fonctions de secrétaire tant que le vote n’a pas eu lieu.
Aucun texte ne détermine le contenu de ce premier ordre du jour, mais certains points doivent être obligatoirement abordés.
La première réunion a pour objet principal de déterminer les modalités de fonctionnement à venir du comité. C’est celle des diverses désignations, de l’élaboration du règlement intérieur, de la mise en place des diverses commissions et de la transmission des documents par l’équipe sortante (archives – notamment les PV de réunion –, transmission des comptes, etc.).
Il est en effet important de savoir de quoi vous partez. Ce n’est pas parce que vous êtes nouvellement élus qu’il faut forcément faire table rase de ce qu’ont fait vos prédécesseurs. Encore faut-il être mis au courant des démarches entreprises, des contrats passés, des contacts pris, de manière à ce que la transition se fasse le mieux possible.
La loi prévoit d’ailleurs que les membres du comité sortant rendent compte au nouveau comité de leur gestion et lui remettent tout document concernant l’administration et l’activité de l’instance. Ainsi, les anciens élus doivent-ils présenter à la nouvelle équipe un bilan de leur gestion en matière d’activités sociales et culturelles et de fonctionnement. Concrètement, ce sont bien souvent l’ancien secrétaire et l’ancien trésorier qui s’acquittent de cette tâche. Cette phase est importante car elle vous permettra de faire le point sur ce dont dispose le CE en termes de budgets.
Remarque : la pratique montre que les anciens élus ne se précipitent pas toujours pour vous rendre compte de leur gestion et vous transmettre toutes les archives. C’est navrant car cela fait perdre du temps au nouveau CE. N’hésitez pas à insister pour obtenir ces documents.

La première réunion est aussi l’occasion de discuter des modalités pratiques de fonctionnement : utilisation du matériel, des locaux et des heures de délégation, modalités de versement des budgets du comité, ouverture d’un compte bancaire ou postal, etc.
Il est également important qu’au plus vite le chef d’entreprise vous transmette la documentation économique et financière de l’entreprise. Il dispose d’un mois à compter de l’élection pour le faire, mais autant obtenir ces documents dès que possible, et la première réunion peut être l’occasion de leur remise aux élus. Vous pourrez ainsi poser des questions au chef d’entreprise. Cette documentation a pour objet de présenter l’entreprise de manière synthétique sur les plans juridique, financier, économique et organisationnel. Vous aurez déjà des indications sur les perspectives économiques de l’entreprise telles qu’elles peuvent être envisagées. A vous de vous faire préciser la position de l’entreprise sur son marché et de poser des questions sur l’état des effectifs présents et futurs.
Remarque : force est de constater que cette obligation de remettre au CE une telle documentation est souvent oubliée par l’employeur. Faites le forcing pour l’obtenir !

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C. Les réunions préparatoires

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Les réunions préparatoires

Une réunion préparatoire, ça sert à quoi ?

Les réunions du CE

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Vous pourrez toujours chercher dans le Code du travail des dispositions relatives aux réunions préparatoires, vous n’en trouverez pas. Il n’y a aucune disposition légale à ce sujet. Pourtant, la réussite d’une réunion plénière dépend bien souvent de la manière dont elle a été préparée. C’est pourquoi il est vivement recommandé d’organiser des réunions préparatoires pour pré- parer les réunions plénières.
Les sujets à débattre en réunion plénière sont souvent techniques (participation, examen de documents économiques, juridiques et financiers, etc.) et à forte implication pour les salariés (projet de licenciements économiques, plan de formation, égalité hommes/femmes, etc.). Il est donc indispensable d’avoir travaillé ces sujets préalablement à la réunion.
La réunion préparatoire est une réunion de concertation. Pour être constructif, il vaut mieux arriver à une réunion plénière unis plutôt que divisés sur les questions qui seront abordées avec l’employeur. Nombre de sujets sont délicats au vu de leurs conséquences sociales et économiques, et, s’agissant par exemple d’une position à prendre lors d’un futur vote, on comprend qu’il puisse y avoir des divergences entre différents syndicats, entre anciens et nouveaux élus, entre cadres et non cadres, etc. La réunion préparatoire doit être un premier lieu d’échange entre élus, leur permettant d’élaborer une stratégie commune face à l’employeur. Il ne faut pas donner à l’employeur l’occasion de tirer parti de vos divisions éventuelles !
La réunion préparatoire, comme son nom l’indique, sert à préparer la réunion en dehors de la présence de la direction : étude et approfondissement des documents fournis par l’employeur, préparation des questions à poser, analyse d’un dossier épineux, répartition des rôles de sorte que ce ne soient pas tou- jours les mêmes qui posent les questions qui fâchent en réu- nion de CE, désignation d’un membre référent officieux pour tel ou tel sujet abordé, présentation des conclusions rendues par les membres des commissions et autres experts sollicités pour la compréhension de certains documents, etc.
La réunion préparatoire peut aussi être un lieu d’échange pour débattre de questions relatives aux activités sociales et culturelles : opportunité d’organiser un voyage, grilles tarifaires… Souvent, les questions de participation financière donnent lieu à des échanges houleux. Par exemple, faut-il un minimum d’ancienneté pour pouvoir bénéficier d’une prise en charge financière du CE ? Si oui, combien ? Les salariés temporairement absents pour cause de congé parental d’éducation, congé individuel de formation, en longue maladie, peuvent-ils bénéficier d’une participation du CE, même s’ils ne perçoivent pas de maintien de salaire de la part de l’employeur (donc n’alimentent pas le budget servant à financer les activités sociales et culturelles) ? Quid des salariés à temps partiel ? Faut-il ou non proratiser la prise en charge du CE par rapport à leur temps de travail ? Autant de questions et bien d’autres qui doivent être débattues, tranchées par le CE et expliquées aux salariés le moment venu. Encore une fois, mieux vaut ne pas faire état de ses divergences devant l’employeur et essayer de trouver une solution ensemble.
C’est aussi en réunion préparatoire que peut être prise la décision de demander la tenue d’une réunion extraordinaire.
Tous les élus ne travaillent pas forcément en un même lieu, n’appartiennent pas aux mêmes services, n’ont pas tous les mêmes affinités avec les salariés. Tous peuvent donc utilement présenter en réunion préparatoire les préoccupations des uns et des autres, préoccupations qui seront éventuellement traduites en questions figurant à l’ordre du jour. Une telle façon de faire permet un fonctionnement démocratique du CE, dans l’intérêt de tous !

À quel moment organiser une réunion préparatoire par rapport à la réunion plénière ?

Il n’y a pas de règle toute faite. Tout dépend des élus qui composent le comité. S’ils travaillent tous sur un même site, s’ils sont soumis sensiblement aux mêmes horaires, s’ils ont peu de déplacements professionnels, se rencontrer à n’importe quel moment sera plus simple. Il suffira juste de se coordonner.
En revanche, des élus travaillant sur toute la France, travaillant par équipes (certains de jours, d’autres de nuit, d’autres encore le week-end), des salariés itinérants ou travaillant à l’extérieur de l’entreprise, tous auront plus de mal à se retrouver. Dans ces cas de figure, les élus se rencontrent le plus souvent peu de temps avant la réunion plénière pour la réunion préparatoire.
C’est aussi une astuce pour faire prendre en charge par la direction les frais liés aux déplacements. Si la réunion plénière est programmée l’après-midi, rencontrez-vous le matin. L’employeur devra de toute façon prendre en charge les frais de déplacement
pour la réunion plénière ; il lui importe donc peu de payer le billet de train du matin ou celui de l’après-midi. Pour le CE, cela fait l’économie d’un billet de train !

Faut-il l’autorisation de l’employeur pour organiser une réunion préparatoire ?

Non, il n’est pas nécessaire de demander et d’obtenir une autorisation de l’employeur pour organiser une réunion préparatoire.
Il faut néanmoins mettre un bémol à cette affirmation selon les personnes participant à cette réunion et le lieu où elle se déroule. Si, en effet, les membres titulaires et les suppléants qui remplacent des titulaires absents bénéficient d’heures de délégation qu’ils peuvent utiliser pour des activités en relation avec leur mandat (donc assister à une réunion préparatoire), tel n’est pas le cas des suppléants en général.
Dès lors, si des membres suppléants veulent participer à la réunion préparatoire qui se déroule pendant leur temps de travail, ils doivent demander et obtenir une autorisation d’absence de la part de leur employeur.
Si les suppléants s’absentaient sans demander et obtenir l’autorisation de leur employeur, ils commettraient une faute susceptible d’être sanctionnée.
Notre conseil : vérifiez si le règlement intérieur du CE autorise les suppléants à participer aux réunions préparatoires ou s’il existe un usage en ce sens. Au besoin, essayez de négocier ! Essayez aussi de négocier la possibilité pour les titulaires d’assister aux réunions préparatoires sans déduction de leurs heures de délégation !
Les membres du CE doivent également demander une autorisation à leur employeur s’ils souhaitent que la réunion préparatoire se tienne en dehors du local CE, à moins que le règlement intérieur du CE ou un usage ne les autorise à utiliser une salle de réunion quelconque.

Qui peut participer aux réunions préparatoires ?

Une certaine liberté est laissée sur ce point. A priori,  tout membre du CE peut participer à la réunion préparatoire puisqu’il s’agit de préparer la réunion plénière.
Il est toutefois possible d’en restreindre le public, et notamment de ne pas y inviter les représentants syndicaux. En effet, même s’ils sont membres du CE et participent aux réunions plénières, ils représentent l’organisation syndicale qui les a désignés et s’expriment à ce titre. Par ailleurs, ils ne prennent pas part aux votes. Or, la réunion préparatoire a pour but de discuter en amont de la position, si possible commune, du comité, qui sera défendue en réunion sur tel ou tel sujet.
Rien n’interdit pour autant d’inviter les représentants syndicaux. Le CE est une entité à laquelle ils appartiennent également. Même s’ils ne participent pas aux votes, leur position sur tel ou tel point peut utilement éclairer la position des élus du CE. Ils peuvent donc être de bon conseil.
A vous de trancher ! N’oubliez pas de regarder si le règlement intérieur du CE prévoit une règle à ce sujet. Gardez à l’esprit que le but d’une telle réunion est qu’elle soit constructive ; tout dépend donc des relations entretenues entre les élus et les représentants syndicaux.
Le président du CE ne peut s’imposer à une réunion préparatoire. Il n’a d’ailleurs généralement rien à y faire, puisque le but d’une telle réunion est d’adopter la stratégie pour la réunion plénière. Ces débats internes ne le concernent en rien.
Il est possible d’inviter des personnes extérieures au CE à des réunions préparatoires (membres de commissions, expert-comptable du CE, fournisseurs, etc). En théorie, il faudrait demander l’autorisation à l’employeur dans la plupart des cas. Dans les faits, la personne se présente à l’accueil en annonçant qu’elle a rendez- vous et on vient la chercher.

Où peut se dérouler la réunion préparatoire ?

En général, la réunion préparatoire a lieu dans le local du CE. C’est la solution la plus pratique puisque c’est a priori là que le CE peut le mieux travailler. C’est là qu’est regroupée toute la documentation du CE, qu’il est possible d’y passer des appels téléphoniques, d’utiliser Internet, de faire des photocopies, et tout cela en toute confidentialité et sans que les membres ne soient dérangés.
Il arrive aussi que les réunions préparatoires se tiennent à l’extérieur de l’entreprise, au café ou au restaurant, par exemple ! Certains élus préfèrent sortir de l’entreprise et se réunir en un en- droit plus convivial. Ce n’est pas interdit et peut être un moyen de réunir aussi les suppléants si cette réunion se déroule en dehors du temps de travail, notamment au moment de la pause déjeuner. Attention cependant aux informations échangées en un lieu public ; rien n’en garantit la confidentialité !

Qui paie les déplacements et autres frais des élus qui se rendent à une réunion préparatoire ?

La loi impose à l’employeur de payer les déplacements et autres frais des membres du CE qui se rendent à une réunion ordinaire ou extraordinaire parce qu’il choisit le lieu et l’heure de la réunion.
Il n’intervient en revanche pas dans la préparation des réunions préparatoires. C’est donc au CE de prendre en charge, sur son budget de fonctionnement, les frais inhérents au déplacement des participants à la réunion préparatoire. A lui de fixer les règles de remboursement. Pour des questions d’économie budgétaire, il est par exemple possible de prévoir que les déplacements en voiture seront remboursés sur la base des barèmes établis par l’administration fiscale, de prévoir que seul le train et non l’avion sera pris en charge et qu’il le sera sur la base du tarif seconde classe, de fixer une prise en charge forfaitaire des frais de repas ou de logement, d’inciter les
élus à prendre les transports publics plutôt que le taxi, etc.
Notre conseil : mieux vaut fixer ces règles une bonne fois pour toutes dans le règlement intérieur du CE, de manière à éviter d’éventuels abus.
Attention : si les élus prennent leur véhicule personnel, qu’ils pensent à vérifier qu’ils sont bien couverts en cas d’accident. Dans certains contrats d’assurance, l’utilisation du véhicule à des fins professionnelles n’est pas envisagée.

Quand a lieu la réunion préparatoire, pendant ou en dehors du temps de travail ?

On peut envisager les deux hypothèses.
Première hypothèse : la réunion préparatoire a lieu pendant le temps de travail

Dans ce cas, si rien de particulier n’a été négocié avec l’employeur, seuls ceux qui ont du crédit d’heures peuvent y assister.
Un accord spécifique peut avoir été négocié avec l’employeur pour que le temps passé en réunion préparatoire ne soit pas déduit des heures de délégation des titulaires et/ou pour que les suppléants puissent y assister sans déduction de salaire.
Attention : autorisation d’absence ne rime pas forcément avec autorisation d’absence rémunérée. Une chose est d’autoriser un membre du CE qui n’a pas de crédit d’heures à s’absenter de son poste de travail pour participer à une réunion préparatoire, une autre est de prévoir qu’il sera rémunéré malgré tout. Si l’employeur ne maintient pas le salaire de ce participant, le CE peut très bien le faire à partir du budget de fonctionnement.

Seconde hypothèse : la réunion préparatoire a lieu en dehors du temps de travail

Si la réunion préparatoire se déroule en dehors du temps de travail, il n’y a aucun obstacle à ce que ceux qui n’ont pas de crédit d’heures y participent.
Mais il n’y a pas que des avantages à cette façon de procéder ! Soit la réunion se déroule à l’heure du déjeuner et vous serez donc très limités dans le temps, soit la réunion se déroule avant ou après le temps de travail et là il faudra compter sur la présence volontaire de chacun !

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Les différentes réunions du CE : les réunions extraordinaires

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Les différentes réunions du CE

B. Les réunions extraordinaires

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Une réunion extraordinaire (appelée encore réunion exceptionnelle) est une réunion plénière supplémentaire qui se tient entre deux réunions ordinaires.

Qui peut demander la tenue d’une réunion extraordinaire ?

Le chef d’entreprise peut être à l’initiative de la tenue d’une réunion extraordinaire.
Dans certains cas, la loi exige que l’avis du comité d’entreprise soit recueilli avant la mise en œuvre d’une décision. Le chef d’entreprise pourra ou devra alors convoquer le CE en réunion extraordinaire, sans attendre obligatoirement la prochaine réunion périodique. Il en sera par exemple ainsi si le CE doit être consulté sur un projet de licenciement économique ou si l’employeur juge urgent de licencier un représentant du personnel ayant commis une faute grave.

Dans de tels cas, l’employeur adressera une convocation à tous les membres du comité d’entreprise les prévenant de la date, de l’heure et du lieu de la réunion extraordinaire. Il devra en outre joindre l’ordre du jour élaboré en concertation avec le secrétaire du CE et détaillant les points qui seront abordés au cours de la
réunion.

La majorité des membres du CE peut, de son côté, demander la tenue d’une réunion extraordinaire.
C’est ce que précise la loi à l’article L. 2325-14 du Code du travail.
Mais qu’est-ce que la majorité des membres du CE pour cet article ?

  • La majorité des élus (titulaires et suppléants) ?
  • La majorité des élus au sens le plus strict de ceux ayant le droit de vote, c’est-à-dire les titulaires présents et les suppléants remplaçant les titulaires absents?
  • La majorité du comité au sens le plus large, incluant tous les élus et les représentants syndicaux ?

La loi ne le dit pas. Il n’y a pas non plus de jurisprudence sur ce point. Les juristes sont quant à eux divisés. A vous donc de fixer vos propres règles en ayant conscience qu’elles ne seront pas neutres ! Comme toujours, avant d’être confronté à une situation de blocage, mieux vaut envisager la question « à froid » et entériner la réponse dans le règlement intérieur du CE, si vous en avez un, ou dans une délibération du CE qui sera annexée au procès-verbal de la séance concernée.

Comment les élus doivent-ils présenter leur demande ?

La loi ne donne pas d’indication à ce sujet. Il n’y a donc pas de formalisme légal et obligatoire à respecter.
La forme du recommandé n’est pas obligatoire.
La demande peut prendre la forme d’une lettre simple envoyée ou remise en main propre au chef d’entreprise par le secrétaire ou par tout autre membre du comité. Il faut que la condition de majorité puisse être vérifiée. A ce titre, il semble logique que la demande
soit revêtue de la signature des demandeurs.
La décision de solliciter la tenue d’une réunion extraordinaire peut être prise au cours d’une réunion ordinaire. Dans ce cas, il faut organiser un vote des élus titulaires et consigner les résultats dans le PV. Il n’est alors pas nécessaire que la demande de réunion extraordinaire soit suivie d’une demande formelle.
Cette décision peut aussi être prise dans le cadre d’une réunion préparatoire.

Quel est l’intérêt pour les élus de demander une réunion extraordinaire ?

Plusieurs raisons peuvent justifier une demande de réunion extraordinaire.
Cela peut être un moyen d’obliger l’employeur à répondre sans détour à une question qu’il élude ou diffère sans cesse, bien qu’elle soit inscrite à l’ordre du jour. En effet, faire la « politique de l’autruche », en misant sur le fait que les élus « s’essouffleront » avant la direction, est une tactique souvent tentée par les chefs d’entreprise pour ne pas répondre dans le détail à des questions embarrassantes.
Sollicitez la tenue de réunions extraordinaires pour montrer votre volonté d’obtenir des réponses claires et précises aux questions que vous posez. N’hésitez pas à mentionner dans les PV pourquoi vous demandez de telles réunions. Le chef d’entreprise comprendra peut-être plus vite qu’il vaut mieux répondre de manière précise aux questions que les élus posent, plutôt que d’être obligé de les convoquer de nouveau et de les libérer de leur poste de travail !
Cela lui économisera également du temps.
La réunion extraordinaire peut aussi être un moyen de faire figurer certains points à l’ordre du jour. Il faut en effet que les questions dont la majorité désire la discussion soient jointes à la demande de réunion. Or, quand il rédige l’ordre du jour conjointement avec l’employeur pour les réunions ordinaires, il arrive parfois que le secrétaire cède et accepte de ne pas faire figurer à l’ordre du jour un point sur lequel lui et l’employeur sont en désaccord. Cela ne signifie pas pour autant que le secrétaire a dit son dernier mot.
Rien n’empêche en effet les élus de solliciter la tenue d’une réunion extraordinaire pour que ce point soit inscrit à l’ordre du jour et, ainsi, montrer au chef d’entreprise que l’on ne lâche pas facilement prise.

Peut-on demander autant de réunions extraordinaires que l’on veut ?

A priori, dès lors que la demande émane de la majorité des membres du comité, le chef d’entreprise doit, sauf obstacle insurmontable, convoquer le CE pour une réunion extraordinaire. En agissant autrement, il se rendrait coupable d’un délit d’entrave.
Il ne peut pas se faire juge de l’opportunité ou de l’utilité de la tenue d’une telle réunion et rétorquer, pour se justifier, que les élus pourraient très bien patienter jusqu’à la prochaine réunion ordinaire. Même si la prochaine réunion ordinaire a lieu quelques jours plus tard, il sera tenu d’organiser deux réunions distinctes.
Mais il ne faut pas non plus abuser ! Les élus ne sont en effet pas à l’abri d’une procédure judiciaire intentée par le chef d’entreprise pour faire reconnaître une manœuvre dilatoire. Comme pour tout dans le fonctionnement du comité d’entreprise, il faut savoir agir avec mesure et donner un sens à votre action.

Qui choisit la date, l’heure et le lieu de la réunion extraordinaire ?

Comme pour les réunions ordinaires, c’est le chef d’entreprise ou son représentant qui choisit la date, l’heure et le lieu de la réunion extraordinaire. En règle générale, les membres du comité suggèrent une date, mais le chef d’entreprise n’est pas obligé d’organiser la réunion à la date souhaitée ; il reste maître du choix, même si la réunion extraordinaire ne doit pas être trop éloignée de la date proposée par la majorité des membres du comité d’entreprise.
Même sur cette question de la date, de l’heure et du lieu de réunion, le choix de l’employeur n’est pas neutre. Convoquer le matin de bonne heure plutôt que l’après-midi, convoquer un lundi plutôt qu’un vendredi, convoquer en un lieu géographiquement éloigné de celui dans lequel travaillent la majorité des élus ne permettra peut-être pas aux élus de se libérer et de se rencontrer facilement pour élaborer préalablement une stratégie commune ! Si les élus ne peuvent se rencontrer physiquement avant à la réunion, ils doivent communiquer entre eux par courriel et par téléphone.

Faut-il établir un ordre du jour pour une réunion extraordinaire ?

Oui, le Code du travail le stipule dans son article L. 2325-17 : figurent obligatoirement à l’ordre du jour de la séance les questions jointes à la demande de convocation. Cet ordre du jour doit obligatoirement parvenir aux membres du comité d’entreprise 3 jours au moins avant la tenue de la réunion. Si le chef d’entreprise n’est pas d’accord avec le contenu de l’ordre du jour proposé, il n’a d’autre alternative que de saisir le juge des référés.

Qui est chargé de la convocation ?
À qui la convocation est-elle adressée ?

Que la réunion extraordinaire soit organisée à l’initiative du chef d’entreprise ou de la majorité des membres du comité d’entreprise, il revient à l’employeur de convoquer tous les membres du comité : titulaires, suppléants et représentants syndicaux.
Remarque : même les membres du CE dont l’absence est programmée le jour de la réunion doivent être convoqués.

La réunion extraordinaire, du temps de travail effectif ?

Le temps passé en réunion extraordinaire est de plein droit considéré comme du temps de travail effectif et doit être rémunéré comme tel. Même si la réunion a lieu à l’initiative de la majorité des élus, le temps passé en réunion extraordinaire ne peut être imputé sur le crédit d’heures des titulaires.

Qui paie les déplacements et autres frais des membres du CE qui se rendent à une réunion extraordinaire ?

Le chef d’entreprise n’a pas le choix. Il doit tenir une réunion extraordinaire si la majorité des membres du comité le lui demande. C’est lui qui convoque et qui choisit l’heure et le lieu de la réunion. Corolaire : c’est lui qui doit payer les frais de déplacement et autres frais des membres du CE qui se rendent à la réunion (pour les modalités pratiques de remboursement, cf. les développements relatifs aux modalités de remboursement des frais liés aux réunions ordinaires, p. 26).

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Les différentes réunions du CE : les réunions ordinaires

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Les différentes réunions du CE

A. Les réunions ordinaires

Combien y a-t-il de réunions ordinaires dans l’année ?

Réunion de CE

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Les réunions ordinaires sont celles qui se déroulent sur convocation du chef d’entreprise ou de son représentant en présence de la délégation élue et des représentants syndicaux.
Dans les entreprises dont l’effectif est supérieur ou égal à 150 salariés, le comité d’entreprise doit se réunir au moins une fois par mois sur convocation du président du CE.
Dans les entreprises dont l’effectif est inférieur à 150 salariés, la loi ne prévoit qu’une réunion tous les deux mois, sauf dans l’hypothèse où il existe une délégation unique du personnel (DUP). Dans ce dernier cas, le chef d’entreprise doit obligatoirement convoquer la délégation unique tous les mois.
Cette périodicité doit être rigoureusement respectée. Il faut tenir au moins 12 ou 6 réunions dans l’année selon l’effectif de l’entreprise. C’est ce qu’il est convenu d’appeler une obligation d’ordre public. Il est impossible d’y déroger, même par voie d’accord.
La seule inobservation de cette périodicité constitue en principe un délit d’entrave pénalement sanctionné par une peine d’amende et/ou d’emprisonnement, sauf si le chef d’entreprise peut faire valoir des circonstances exceptionnelles l’ayant empêché de convoquer le CE.
Dire que le comité doit être réuni tous les mois ou tous les deux mois en fonction de la taille de l’entreprise ne signifie pas pour autant que le CE est réuni à une date fixe et figée, par exemple tous les 5 du mois. Une certaine souplesse est possible. Il faut qu’il s’écoule à peu près un mois (ou deux mois si l’effectif de l’entreprise est de moins de 150 salariés) entre deux réunions plénières. En revanche, il n’est pas possible d’espacer les réunions et de ne convoquer le CE que tous les 2 ou 3 mois, ou encore de ne le convoquer que s’il y a des informations à lui présenter. Le chef d’entreprise ne peut pas faire valoir qu’il est trop occupé ou que les élus n’ont pas grand-chose à dire et qu’ils sont d’accord pour
un tel mode de fonctionnement.

Le CE doit-il être réuni durant les grandes
vacances ? Qu’en est-il si l’entreprise ferme
pendant un mois pour congés payés ?

Il ne doit pas y avoir d’entorse au principe de la périodicité les mois d’été. La question de la réunion durant les mois d’été se pose surtout pour les entreprises qui ferment pendant les congés durant un mois civil. Il est admis, dans ce cas, que la réunion mensuelle ne se tienne pas pendant le mois de la fermeture. Le chef d’entreprise fixera la réunion manquante à une date la plus proche possible de la date de fermeture ou de réouverture de l’entreprise.
Exemple : pour une société qui ferme tout le mois d’août, la réunion comptant pour le mois d’août sera placée à la fin du mois de juillet ou au tout début du mois de septembre.
Dans les entreprises où les congés payés sont donnés par roulement, rien ne s’oppose à ce que tout se passe comme d’habitude. Le chef d’entreprise ne peut pas miser sur le fait que cette absence de réunion arrangera tout le monde et attendre, le cas échéant,
que les élus demandent la tenue d’une réunion !
L’employeur doit convoquer le CE à la réunion ordinaire, même si certains élus sont en vacances, le comité d’entreprise pouvant tout à fait se réunir en l’absence d’une partie de ses membres.
En effet, pour qu’une réunion puisse valablement se tenir, il suffit que le chef d’entreprise (ou son représentant) et que le secrétaire de CE (ou son remplaçant) soient présents.
Il n’y a pas de quorum, c’est-à-dire qu’il ne saurait être exigé un nombre minimum de participants.
Par ailleurs, rien n’interdit aux élus de revenir de congés pour assister à une réunion de CE.
Malheureusement, force est de constater que dans nombre d’entreprises, le CE n’est pas réuni comme il devrait l’être l’été. Quand on dresse la liste des cas pour lesquels il devrait être informé ou consulté, on dépasse la cinquantaine. Il n’y a déjà que 12 mois dans l’année, alors faites en sorte qu’aucune réunion ne soit supprimée !
Remarque : soyez vigilants ! Le moment choisi par le chef d’entreprise pour tenir la réunion les mois d’été n’est pas neutre et, juridiquement, vous n’avez pas votre mot à dire. L’employeur dispose des plannings de congés payés. Rien de plus simple
pour lui que de choisir comme date de réunion un jour où les représentants du personnel les plus actifs, les plus engagés, sont absents de l’entreprise, et d’en profiter pour consulter le CE sur tel ou tel projet. Dans un tel cas, discutez préalablement avec les autres élus de la conduite à tenir en réunion (refus de vote, abstention, demande de report de réunion…).

Et si les élus sont majoritairement d’accord
pour annuler certaines réunions ?

Bien que cela ne soit pas une bonne idée pour les raisons exposées plus haut, il arrive fréquemment que le CE ne soit pas réuni aussi souvent qu’il devrait l’être. Sur un plan juridique, l’employeur risque tout de même d’être poursuivi pour délit d’entrave par la minorité qui n’y était pas favorable. Sur un plan pratique, on peut concevoir que les élus préfèrent « faire sauter » une réunion, plutôt qu’elle ne se tienne à effectif très réduit, et demander un report de cette réunion ou la tenue d’une réunion extraordinaire. Cet accord sur l’absence de réunion est alors formalisé dans le PV de la réunion précédente.

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